Mae'r adran hon yn egluro pwy ydym ni, swyddogaeth yr Archwilydd Achosion Annibynnol, beth rydym yn ei archwilio ac mae'n rhoi atebion i Gwestiynau a Ofynnir yn Aml
Atebir y cwestiynau canlynol ar y dudalen hon, gallwch fynd yn syth at gwestiwn drwy ddewis y cwestiwn perthnasol:
Ariennir ein gwasanaeth drwy'r Adran Gwaith a Phensiynau. Nid ydym yn cael unrhyw gyllid o'r Asiantaethau neu Fusnesau rydym yn derbyn cwynion ynglyn â. Nid yw John Hanlon, yr Archwilydd Achosion Annibynnol yn was sifil, ac fe'i penodir o dan gontract i ddarparu golwg annibynnol ar gwynion o gamweinyddu.
Yn unol ag adrannau eraill y Llywodraeth, mae swyddfa'r Archwilydd Achosion Annibynnol yn recriwtio ei staff o'i hadran ei hun (yr Adran Gwaith a Phensiynau), adrannau eraill y Llywodraeth ac yn allanol.
Rydym yn darparu gwasanaeth adolygu a datrys cwynion yn ddiduedd ac yn rhad ac am ddim i gwsmeriaid:
Anelwn at glirio achosion a dderbynnir ar gyfer gweithredu ar gyfartaledd o fewn 30 wythnos. Ceir manylion ein perfformiad cyfredol yn erbyn y targed hwn o dan " Ein Safonau Gwasanaeth ".
Fel arfer y ffordd gyflymaf o ddatrys cwyn yw i ddod i gytundeb gyda'r Asiantaeth. I ddechrau byddwn yn ceisio cynorthwyo yn y broses hon. Os na allwn gynorthwyo i ddatrys eich cwyn, a bod angen ymgymryd ag ymchwiliad, bydd y broses yn sicr o gymryd mwy o amser. Anelwn at sicrhau fod ein cleientiaid yn cael eu cadw'n hysbys o'n gweithrediadau naill ai dros y ffôn neu yn ysgrifenedig.
Mae pob un o'r Asiantaethau/Busnesau yn ymrwymedig i weithredu argymhellion yr Archwilydd Achosion Annibynnol oni bai am rwystrau deddfwriaethol neu bolisïau. Os na ellir gweithredu argymhellion yr Archwilydd Achosion Annibynnol, caiff eglurhad ei ddarparu gan yr Asiantaeth/Busnes.
Yr unig bobl â'r hawl i gael manylion yr ymchwiliadau yw'r cleient, unrhyw gynrychiolydd awdurdodedig, Swyddfa'r Archwilydd Achosion Annibynnol, a phersonél yr Asiantaeth/Busnes berthnasol. Mae gan yr Asiantaeth/Busnes hawl i wybodaeth i'w galluogi i ateb unrhyw gyhuddiadau a wneir, ac i ddefnyddio darganfyddiadau yr Archwilydd Achosion Annibynnol i wella ei gwasanaeth i gwsmeriaid eraill.
Yn unol ag egwyddorion 3, 4 a 5 Deddf Amddiffyn Data 1998, bydd yr Archwilydd Achosion Annibynnol ond yn cadw gwybodaeth sydd yn:
Yn achos data clerigol, byddwn yn dinistrio'n ddiogel yr holl waith papur sy'n ymwneud â chŵyn cwsmer 14 mis ar ôl ein gweithred olaf. Mae hyn yn cynnwys pob gohebiaeth a anfonwyd, neu a dderbyniwyd gan, gwsmeriaid, cynrychiolwyr, Aelodau Seneddol ac ati, a gynhyrchwyd yn ystod yr ymchwiliad. Byddwn yn cadw cofnod electroneg o hanes yr achos am 3 mlynedd ar ôl ein gweithred olaf.
Os byddwch yn anfodlon gyda chanlyniad yr ymchwiliad, gallwch yn gyntaf ofyn i'r Archwilydd Achosion Annibynnol ailystyried eich cwyn. Os byddwch yn parhau i fod yn anfodlon gyda chanlyniad eich ymchwiliad, gallwch ofyn i Aelod Seneddol neu Aelod o'r Cynulliad Deddfwriaethol i gyfeirio'ch cwyn at yr Ombwdsmon perthnasol.
Os byddwch yn anfodlon gyda'n gwasanaeth, dylech ffonio neu ysgrifennu at y swyddfa hon ac fe ymatebwn i'ch cwyn yn brydlon ac yn deg. Fe gydnabyddwn eich cwyn o fewn dau ddiwrnod gwaith o'i derbyn ac fe anfonwn ymateb llawn o fewn 10 diwrnod gwaith. Os bydd yn debygol o gymryd mwy o amser na hyn fe fyddwn yn rhoi gwybod i chi. Hefyd, mae gennych yr hawl i ofyn i'ch Aelod Seneddol neu Aelod o'r Cynulliad Deddfwriaethol i gyfeirio eich cwyn at yr ombwdsmon perthnasol.