Mae'r adran hon yn egluro pwy ydym ni, swyddogaeth yr Archwilydd Achosion Annibynnol, beth rydym yn ei archwilio ac mae'n rhoi atebion i Gwestiynau a Ofynnir yn Aml
Atebir y cwestiynau canlynol ar y dudalen hon, gallwch fynd yn syth at gwestiwn drwy ddewis y cwestiwn perthnasol:
Ariennir ein gwasanaeth drwy'r Adran Gwaith a Phensiynau. Nid ydym yn cael unrhyw gyllid uniongyrchol o'r Asiantaethau neu Fusnesau rydym yn derbyn cwynion ynglyn â. Nid yw John Hanlon, yr Archwilydd Achosion Annibynnol yn was sifil, ac fe'i penodir o dan gontract i ddarparu golwg annibynnol ar gwynion o gamweinyddu.
Yn unol ag adrannau eraill y Llywodraeth, mae swyddfa'r Archwilydd Achosion Annibynnol yn recriwtio ei staff o'i hadran ei hun (yr Adran Gwaith a Phensiynau), adrannau eraill y Llywodraeth ac yn allanol.
Rydym yn darparu gwasanaeth adolygu a datrys cwynion yn ddiduedd ac yn rhad ac am ddim i gwsmeriaid:
Fel arfer y ffordd gyflymaf o ddatrys cwyn yw i ddod i gytundeb gyda'r Asiantaeth. I ddechrau byddwn yn ceisio cynorthwyo yn y broses hon. Os na allwn gynorthwyo i ddatrys eich cwyn, a bod angen ymgymryd ag ymchwiliad, bydd y broses yn sicr o gymryd mwy o amser. Anelwn at sicrhau fod ein cleientiaid yn cael eu cadw'n hysbys o'n gweithrediadau naill ai dros y ffôn neu yn ysgrifenedig.
Anelwn at glirio 55% o gwynion a dderbynnir ar gyfer ymchwiliad o fewn 6 mis a 85% o gwynion a dderbynnir ar gyfer ymchwiliad o fewn 12 mis. Ceir manylion ein perfformiad yn erbyn y targedau hyn o dan " Ein Safonau Gwasanaeth".
Mae pob un o'r Asiantaethau/Busnesau yn ymrwymedig i weithredu argymhellion yr Archwilydd Achosion Annibynnol oni bai am rwystrau deddfwriaethol neu bolisïau. Os na ellir gweithredu argymhellion yr Archwilydd Achosion Annibynnol, caiff eglurhad ei ddarparu gan yr Asiantaeth/Busnes.
Yr unig bobl â'r hawl i gael manylion yr ymchwiliadau yw'r cleient, unrhyw gynrychiolydd awdurdodedig, Swyddfa'r Archwilydd Achosion Annibynnol, a phersonél yr Asiantaeth/Busnes berthnasol. Mae gan yr Asiantaeth/Busnes hawl i wybodaeth i'w galluogi i ateb unrhyw gyhuddiadau a wneir, ac i ddefnyddio darganfyddiadau yr Archwilydd Achosion Annibynnol i wella ei gwasanaeth i gwsmeriaid eraill.
Yn unol ag egwyddorion 3, 4 a 5 Deddf Amddiffyn Data 1998, bydd yr Archwilydd Achosion Annibynnol ond yn cadw gwybodaeth sydd yn:
Yn achos data clerigol, byddwn yn dinistrio'n ddiogel yr holl waith papur sy'n ymwneud â chwyn cwsmer 14 mis ar ôl ein gweithred olaf. Mae hyn yn cynnwys pob gohebiaeth a anfonwyd, neu a dderbyniwyd gan, gwsmeriaid, cynrychiolwyr, Aelodau Seneddol ac ati, a gynhyrchwyd yn ystod yr ymchwiliad. Byddwn yn cadw cofnod electroneg o hanes yr achos am 5 mlynedd ar ôl i’r achos gael ei gau.
Os byddwch yn anfodlon gyda chanlyniad yr ymchwiliad, gallwch yn gyntaf ofyn i'r Archwilydd Achosion Annibynnol ailystyried eich cwyn. Os byddwch yn parhau i fod yn anfodlon gyda chanlyniad eich ymchwiliad, gallwch ofyn i Aelod Seneddol neu Aelod o'r Cynulliad Deddfwriaethol i gyfeirio'ch cwyn at yr Ombwdsmon perthnasol.
Os byddwch yn anfodlon gyda'n gwasanaeth, dylech ffonio neu ysgrifennu at y swyddfa hon ac fe ymatebwn i'ch cwyn yn brydlon ac yn deg. Fe gydnabyddwn eich cwyn o fewn dau ddiwrnod gwaith o'i derbyn ac mewn 90% o achosion fe anfonwn ymateb llawn o fewn 20 diwrnod gwaith. Os bydd yn debygol o gymryd mwy o amser na hyn fe fyddwn yn rhoi gwybod i chi. Hefyd, mae gennych yr hawl i ofyn i'ch Aelod Seneddol neu Aelod o'r Cynulliad Deddfwriaethol i gyfeirio eich cwyn at yr ombwdsmon perthnasol.